Cuide su oficina

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Si usted ha invertido US$300.00/m2 en la infraestructura de su nueva oficina (por ejemplo) y esta oficina tiene 200m2 (también por ejemplo), lo inteligente es que cuente usted con un Programa de Mantenimiento Preventivo para cuidar los US$60,000.00 que desembolsó.
En nuestra pizarra que acompaña a esta nota, encontrará una alternativa de mantenimiento que cubre las instalaciones básicas de una oficina moderna.
Esta es una opción y la frecuencia y las partidas del mantenimiento pueden cambiar según la exigencia a la que se someta a las instalaciones, al presupuesto que se destine a esta actividad, etc.
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Requisitos para solicitar una Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones al finalizar la implementación de una oficina *

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Al finalizar la implementación de su oficina, frene su entusiasmo porque aún no podrá usarla, pues tendrá que cumplir con lo establecido por el INDECI (**) …

Para que pueda gestionar la Licencia Municipal de Funcionamiento, antes debe tramitar la Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones.

Los requisitos para la inspección, que para este ejemplo corresponden a la Municipalidad de Miraflores en Lima, son los siguientes:

  1. Solicitud para inspección
  2. Copia de plano de ubicación
  3. Copia de planos de arquitectura (distribución)
  4. Copia de los protocolos de pruebas de operatividad y mantenimiento de los equipos de seguridad
  5. Sistema de detección de humo
  6. Sistema de rociadores
  7. Copia del plan de seguridad firmada por el representante legal
  8. Copia del certificado vigente de medición de Resistencia del pozo a tierra
  9. Pago de Derecho de Trámite

Lo enumerado es lo que está escrito en la cartilla de la Municipalidad, pero nuestra experiencia nos permite afirmar que el (la) Inspector(a) puede pedir cosas como éstas:

  • Certificado de mantenimiento de equipos de aire acondicionado
  • Instalación de láminas de seguridad en espejos
  • Certificado de las láminas de seguridad en ventanas, mamparas, puertas y espejos
  • Certificado de instalación de vidrios templados
  • Certificado de las características de alfombras
  • Certificado de funcionamiento de las luminarias de emergencia
  • Certificado de la aplicación de un compuesto que retarde el fuego en una escalera de madera
  • Diagrama unifilar y cuadro de cargas
  • Etcétera

El (la) Inspector(a) podrá requerir la firma de un profesional colegiado en los documentos.

Con la constancia de haber cumplido con la Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil, estará usted apto para iniciar el trámite para obtener la Licencia Municipal de Funcionamiento.

No perdamos de vista que, si bien es cierto que estos trámites pueden ser molestos, engorrosos y tal vez caros, la seguridad de los ocupantes de los espacios de trabajo no sólo es cuestión del INDECI ni del municipio correspondiente.

 

*   Este es un documento ilustrativo y no constituye un manual sobre la materia.

** Instituto Nacional de Defensa Civil

 

 

CONTRACTORS S.A.C.

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Lima – PERÚ

¿Cuánto cuesta una oficina con “look industrial”?

Look industrial
¿Cuánto cuesta la habilitación básica de una oficina para darle un look industrial?
El siguiente es un ejemplo basado en un presupuesto real para un espacio de 140.00m2 y las partidas son las siguientes:
  • Vaciado de contrapiso (2″)
  • Aplicación de pintura a paredes perimetrales y techo de obra (no es necesario el cielo raso adicional)
  • Entubado metálico para el cableado eléctrico
  • Tomacorrientes para energía comercial
  • Tomacorrientes con línea a tierra
  • Adecuación del tablero eléctrico general
  • Luminarias LED para suspender del techo
  • Sistema de detección de humo
  • Sistema de agua contra incendios
  • Equipos fan coil de aire acondicionado expuestos (excluye rejillas de difusión y de retorno las cuales quedan a cargo del usuario)
  • Un inyector de aire fresco (supeditado a que el edificio haya entregado el ducto necesario)
Esta composición para una oficina de planta abierta con look industrial tiene un costo de US$155.00 por metro cuadrado.
El valor antedicho es real y es una referencia. La cifra cambiará de acuerdo al área, a la altura y a otras características del espacio vacío.
Si invertir en el look industrial le interesa, comuníquese a proyectos@contractors.pe .
¿Se anima?

Voy a implementar una oficina “desde cero”.

En la implementación integral de una oficina, o sea la habilitación “desde cero”, existen múltiples trabajos y especialidades que no suelen ser fáciles de identificar a priori.
En la siguiente imagen hemos integrado (desde nuestro punto de vista), las partidas que el propietario o arrendatario de una nueva oficina debe tomar en cuenta cuando solicite una propuesta de montaje.
Este modesto aporte puede servir de checklist para el lector.
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Instalaciones básicas en una oficina de 95m2

Oficina 95m2 blog 23may16En la lámina que se observa arriba se encuentra la distribución sugerida para esa oficina y, a continuación, brindamos el detalle de la misma:

  • Retorno de aire acondicionado: 01 rejilla
  • Difusión de aire acondicionado: 02 rejillas
  • Equipo de aire acondicionado: 01 fan coil de 60000BTU
  • Iluminación en zona de trabajo: 19 luminarias LED de 48W (60cm x 60cm – ocupan el espacio de una baldosa de cielo raso)
  • Iluminación en áreas de servicios: 03 luminarias LED de tipo tacho de 10W
  • Rociadores de agua contra incendios: 07 puntos
  • Detectores de humo: 05 puntos

Esta es una disposición básica para una oficina “en gris” que cumple con las normas vigentes y la hace más atractiva a los ojos y al bolsillo del cliente.

TIPS PARA BUSCAR UNA OFICINA (y no fallar en el intento)

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Si va a comprar o a alquilar una oficina en un edificio, le sugerimos que antes lea la presente nota (*), la cual se basa en experiencia adquirida como implementadores de espacios de trabajo desde el 2001.

Desde nuestro punto de vista, le conviene saber lo que sigue:

¿Qué es el aforo?

  • El aforo es la cantidad máxima de personas que puede ocupar físicamente un ambiente, espacio o área de la edificación, de acuerdo a INDECI. En el caso de oficinas, la exigencia mínima es 9.30m2 por persona y está sujeta a la tipología de ambientes, por lo que este requerimiento puede aumentar (S.E.U.O.)
  • Haga bien sus cálculos o pida asesoría antes de decidir. No ceda ante el entusiasmo por la ubicación del local y prográmese para que la ejecución de la obra y la mudanza no se transformen en una emergencia (las urgencias y las prisas son enemigas de los buenos proyectos).

¿De qué debo preocuparme cuando revise opciones?

  • Es conveniente que la altura del piso (losa) a la viga de mayor peralte (o sea la viga más baja) no sea menor de 2.70m, para que haya un espacio adecuado que albergue a las instalaciones de aire acondicionado, bandejas de cableado, sistema de agua contra incendio (ACI) y otros montajes que deban ir en el plenum (espacio entre el falso cielo raso y el techo).
  • Sus contratistas se lo van a agradecer y a usted le saldrá más económica la instalación porque evitará el uso de bombas, mayores tramos de mangas, complicadas perforaciones de vigas con el sistema de diamantina (si el responsable del diseño estructural lo permite), etc.

  • Observe con cuidado las paredes o tabiques perimetrales del ambiente que tiene en perspectiva.
  • Hay casos en los que las paredes de ladrillo no tienen un empaste de acabado apropiado o que los tabiques medianeros de drywall están desnivelados o sueltos, lo que genera obstáculos para el montaje de los ambientes cerrados o para la colocación de mobiliario.

  • Si tiene la suerte de tomar una oficina que cuenta con luz natural mediante ventanas o muro cortina, revise que los perfiles metálicos (marcos) de las ventanas o muro cortina no estén arañados, oxidados, sucios o quemados por mezcla de cemento.
  • Verifique también que los cristales no estén astillados y que las platinas inferiores se encuentren fijamente entornilladas o adheridas al suelo en forma simétrica y hermética)

  • Si va a decidir usar un piso de madera laminada o enchapes (porcelanato, cerámico, granito o algo similar) observe si el contrapiso se encuentra nivelado y sin imperfecciones. De no ser así, la superficie tendrá que ser corregida por usted o por quien le alquile o venda la oficina.
  • Dichos revestimientos de suelos son muy sensibles a estos detalles (el contrapiso es la capa inmediatamente superior al falso piso).

  • Para agregar baños, tome en cuenta que deberá construir un sobre piso de aproximadamente 20cm de altura en el que irá el inodoro o todo el recinto del baño.
  • Con el fin de evitar problemas con el vecino de abajo, es recomendable que el piso de ese sector esté impermeabilizado y, para ahorrar recursos, conviene que los nuevos baños queden cerca de tomas de agua y de desagüe existentes (esto es aplicable también a la instalación de una kitchenette o un lactario).
  • Algunas Juntas de Propietarios (JDP) exigen un proyecto sanitario para instalar un baño. Consulte esto con la Administración del edificio antes de aprobar el diseño pues un proyecto sanitario no forma parte del presupuesto de diseño ni del de ejecución de obra, a no ser que se lo pida usted al diseñador antes de que los planos pasen al ejecutor.

  • Busque una oficina diáfana, que no tenga columnas o paredes en el medio (ojalá la encuentre).
  • Si la consigue, tendrá mayor libertad para optimizar el área con estaciones de trabajo en planta abierta y para manejar la distribución de zonas de pase y evacuación.

  • Las posiciones de trabajo de planta libre pueden requerir que las instalaciones eléctricas y de cableado estructurado sean distribuidas por el piso hasta cada usuario.
  • Otra opción es que el entubado baje desde el falso cielo raso hasta el puesto de trabajo mediante paneles con columnas, pero con esta alternativa no obtendrá la planta diáfana antes mencionada.
  • Es importante que averigüe cuál es la profundidad máxima de calado de piso que autoriza la Junta de Propietarios, previa consulta con el profesional de estructuras que participó en la construcción. Para la tubería de 3/4″ se requiere 3cm de ancho y 3cm de profundidad (el calado consiste en abrir canales estrechos en el piso original para conducir el entubado de las instalaciones mencionadas).
  • Antes de que el ejecutor elabore el presupuesto de obra, es menester que la Administración del edificio indique si le exigirán perforación diamantina para los cortes en el piso (broca diamantada) pues esto también aumenta el costo de los trabajos.

  • Pregunte cuál es la potencia eléctrica asignada al inmueble que desea ocupar.
  • A mayor cantidad de equipos (aire acondicionado, computadoras, luminarias, etc.), mayor será la potencia que necesitará.

  • Entérese del tipo de sistema de aire acondicionado que proporciona el edificio. Si se trata de un sistema de agua helada (chiller) pregunte cuál es el horario de suministro de agua helada, porque éste podría ser insuficiente respecto a la cantidad de horas diarias que permanezcan sus colaboradores en la oficina (sabemos de edificios que no proporcionan agua helada los sábados). Tome en cuenta que el agua no enfría inmediatamente al sistema de aire acondicionado, lo que puede traer como resultado que durante las dos primeras horas de actividad en su oficina no se perciba el efecto del aire acondicionado. Naturalmente, esto lo notará inmediatamente en verano, sobre todo si sus ambientes están rodeados de cristales sin filtro solar, ya sea que éste provenga de las persianas o cortinas o de una lámina protectora aplicada directamente sobre el vidrio.
  • Pregunte qué sistema de cobranza aplicarán por el uso de agua helada y pida que le hagan una simulación de costo para que no tenga sorpresas cuando le llegue el recibo.
  • Si su oficina va a contar con cuarto de comunicaciones, closet de rack o data center, considere que este recinto debe estar permanentemente refrigerado. O sea que deberá tener un equipo que sea independiente del sistema de aire del edificio, el que se encontrará stand by y arrancará cuando suba la temperatura de ese espacio en el que se encontrarán el servidor, los tableros, etc.

  • Tal vez por el tipo y el volumen de documentación que maneja en su actividad diaria empresarial, necesite usted archivos móviles (aquellos que corren sobre rieles).
  • Analice si la información que quiere archivar puede ser traslada a una nube (Dropbox, OneDrive, etc.). Si fuera imprescindible contar con los papeles en forma tangible, tal vez le convenga contratar a un outsourcer de almacenamiento de documentos físicos.
  • Cuando defina la necesidad de archivos móviles, pida que le informen por escrito si la losa está reforzada ya que estos archivos conforman una carga puntual. Si la losa carece de refuerzos, busque a un especialista en estructuras porque le pedirán (por la seguridad de todos) un proyecto de refuerzo del sector en el que estarán apoyados los archivos. Esto debe hacerse antes de la preparación del presupuesto de obra.

  • La norma y el sentido de seguridad exigen que instale un sistema de agua contra incendios (ACI) y un sistema de emergencia (detectores). Para el sistema de emergencia el edificio deberá tener un panel de control central que monitoree todas las oficinas, al cual se conectará el sistema que usted instale (esta conexión le corresponde al edificio y posiblemente se la cobren). Un sistema de emergencia no servirá de nada si se activa y nadie se entera de la ocurrencia aunque suenen alarmas y se enciendan las  luces estroboscópicas (luminarias centelleantes).
  • Para el sistema de ACI el edificio debe entregarle el ambiente con la toma de agua con una “válvula de mariposa”, de preferencia ubicada en la puerta de entrada al ambiente que comprará o arrendará.
  • Si la oficina que va a alquilar o comprar cuenta con una bonita terraza para que departa usted con sus colaboradores, verifique que el piso tenga la pendiente y el drenaje necesarios, si no se la pasará baldeando agua cuando llueva.
  • Revise que el tarrajeo de las paredes sea de buena calidad y que no presente rajaduras o “panzas”. Algunas de estas deficiencias pueden ser corregidas con la aplicación de masilla o pasta, pero esto no es lo recomendable porque a la larga estos elementos tienden a levantarse o rajarse.
  • Si usted va a tomar dos oficinas que no se comunican entre y sí y que son contiguas pero que usted desea unir, confirme que la JDP autorizará el cierre  y/o apertura de vanos, máxime si esto alterará áreas comunes.

¿Va a alquilar una oficina que posee instalaciones?

  • Si va a alquilar una oficina que cuenta con instalaciones, solicite los planos de las mismas así como los certificados de mantenimiento y de operatividad de los sistemas de aire acondicionado, detectores, rociadores y redes eléctricas. También es conveniente que solicite el certificado relativo al tipo de cristales instalados (laminados o templados), características de la alfombra, etc. Estos planos y documentos serán indispensables para las modificaciones que desee hacer y/o para gestionar el Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil.

¿Qué puede exigirme la Junta de Propietarios del edificio en términos de estética y que incida en mi presupuesto de obra?

  • Con el fin de mantener la armonía en la fachada, la JPE puede tener en su reglamento el mandato para un tipo específico de cortinas o persianas y de artefactos de iluminación.

¿Y el Certificado de INDECI y la Licencia de Funcionamiento?

  • Es obligación del edificio proporcionarle el certificado de áreas comunes y el certificado del pozo a tierra, para que pueda usted iniciar el trámite para obtener el Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil
  • Encontrará más información en www.indeci.gob.pe .

  • El certificado antedicho se empieza a tramitar cuando toda la oficina se encuentra instalada, incluyendo el mobiliario.
  • Esto significa que el propietario (o inquilino) no puede hacer nada mientras no termine la habilitación integral. Una vez obtenido el certificado de INDECI, se tramita la Licencia de Funcionamiento.

  • Para solicitar el certificado de INDECI, es indispensable que cuente con el juego completo de planos (ubicación, arquitectura, evacuación, señales de seguridad, instalaciones eléctricas, instalaciones de ACI, tendido de aire acondicionado e instalación del sistema de emergencia) y las memorias, constancias o certificados de operatividad de los sistemas antes indicados, de las características de la alfombra, de seguridad de las mamparas y puertas de vidrio instaladas, de la vigencia de extintores y cualquier otro documento que el inspector de INDECI, en uso de una suerte de facultad discrecional, pueda pedirle.
  • En términos generales y contado desde la presentación del expediente completo sin observaciones, usted tendrá su Licencia de Funcionamiento en un plazo de quince días o de treinta días … o de “N” días, porque eso no se puede saber a priori.

(*) Este es sólo un checklist referencial. Solicite información adicional sobre la implementación de oficinas a CONTRACTORS S.A.C. – Proyectos y Montajes .

Octavio Casanave

Contractors S.A.C.

http://www.contractors.pe

Lima – Perú

¿Va a modernizar su oficina? Revise estas pautas

Implemetacion de oficinas

Antes de decidir por una oficina nueva o reformar la que está usando:

    • Calcule cuántas personas deberá acomodar
    • Estime qué crecimiento tiene en perspectiva en ese local
    • Averigüe qué aforo está permitido por la norma vigente y establezca si es compatible con su necesidad
    • Analice la forma de trabajar de sus colaboradores para determinar cuántas salas de reuniones requerirá y para cuántos usuarios deberá ser cada una
      • En las salas de reuniones puede ahorrar espacio con puertas corredizas.
      • Defina con anticipación si las salas de juntas llevarán proyectores, ecran eléctrico u otros montajes de multimedia. Aunque no vaya a adquirirlos inicialmente, es recomendable que la instalación (calado del cielo raso, entubado, etc.) quede disponible para el siguiente paso.
    • Establezca cuántas impresoras o fotocopiadoras compartidas utiliza y confirme si estos equipos irán en un núcleo de servicios o distribuidos entre las zonas de trabajo.
      • Tome en cuenta que una impresora de pie puede ocupar casi un metro cuadrado de piso.
      • Si el espacio lo permite, trate de que el núcleo de servicios (impresoras, fax, plotter, etc.) o la ubicación de cada equipo no genere tráfico de usuarios que pudiera interrumpir a otros colaboradores.
    • Defina cuántos puestos de trabajo deben ser cerrados
      • Considere que el espesor de cada tabique de drywall lo obligará a sacrificar aproximadamente 0.10m de espesor por la longitud del tabique. Esto significa que, al colocar un tabique medianero de 4.00m de longitud, usará 0.40m2. La tabiquería debe ser de piso a techo, o sea de losa a losa.
      • Defina si la tabiquería deberá llevar aislante acústico. Si así fuera, el aislante debe instalarse de piso a techo dentro del tabique.
    • No pierda de vista la interacción necesaria entre los usuarios cuando decida qué estaciones de trabajo serán en planta abierta por área, por tipo de trabajo, por actividades complementarias o relacionadas, etc. No olvide que es importante respetar los anchos de pasillos y los espacios detrás de los usuarios.
    • Trate de aprovechar la luz natural, pero considere el uso de persianas o estores en los periodos de intensidad solar para no disminuir la eficiencia de las unidades de aire acondicionado. Otra opción es una lámina de control solar.
    • Fije al piso y/o la pared los estantes altos (por ejemplo para files de palanca).
    • Tome en cuenta que deberá reforzar el drywall con listones de madera interiores si va a usar gabinetes suspendidos (aéreos) anclados a la tabiquería.

 

Contractors S.A.C.

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Lima – PERU