ESTACIONES DE TRABAJO PARA 45 USUARIOS POR US$448.00 POR M2 (IMPLEMENTACIÓN PARA UNA EMPRESA DE CORRETAJE DE SEGUROS)

LOS ANTECEDENTES

Una firma de brokers de seguros contrató nuestros servicios para el diseño y la implementación de sus oficinas en Santiago de Surco.

El cliente es propietario de cuatro oficinas contiguas en un edificio empresarial y su deseo fue unirlas para trasladar a sus colaboradores a una sola planta, de cara a optimizar las operaciones, ya que ocupaba un inmueble de tres niveles con una distribución de espacios de trabajo dispersos.

Dado que las oficinas contiguas eran independientes, fue necesario demoler las paredes medianeras para conformar una planta integrada.

LA DISTRIBUCIÓN

El organigrama de la empresa contuvo los siguientes estamentos:

1. Presidencia Ejecutiva
2. Gerencias Centrales (02)
3. Gerencias de Área (03)
4. Jefaturas de Departamento (06)
5. Niveles varios

La disposición de los espacios se planteó con base en el análisis de las necesidades de interacción, privacidad, atención a terceros y servicios, etc. que fueron identificadas con los directivos de la compañía.

El resultado fue el que sigue:

05 Despachos cerrados privados
01 Oficina cerrada compartida para el pool de sistemas
09 Puestos de trabajo semi-privados
26 Puestos en planta abierta (open space)
01 Recepción
02 Salas de reuniones
01 Espacio cerrado para el rack de comunicaciones y otros
01 Espacio cerrado para archivo
04 Kitchenettes
01 Espacio para impresiones
04 SSHH (existentes)

LA IMPLEMENTACIÓN

Las partidas ejecutadas fueron las que mencionamos a continuación:

• Obra civil interior
• Instalaciones sanitarias
• Enchape de porcelanato para el piso
• Tabiquería de drywall con aislamiento acústico
• Cielo raso de baldosas acústicas
• Elementos de cristal templado
  • Puertas batientes
  • Puertas corredizas
  • Mamparas
  • Ventanas
• Aire acondicionado
• Electricidad
  • Tableros eléctricos
  • Entubado
  • Cableado
  • Iluminación
• Sistema de agua contra incendio (rociadores)
• Sistema de alarma (detectores)
• Cableado estructurado
  • Datos
  • Voz
  • Rack
• Sistema de control de acceso
• Circuito cerrado de televisión (CCTV)
• Mobiliario de oficina (se excluyó sillería)
  • Puestos de trabajo individuales
  • Puestos de trabajo compartidos (pools)
  • Mesas de reuniones
  • Módulo de recepción
  • Mobiliario de servicio
    Muebles de kitchenette
  • Módulos de ángulos ranurados
• Otros
  • Puertas contraplacadas de MDF
  • Pintura general

LA INVERSIÓN

El costo de esta implementación fue US$448.00 por M2 incluyendo IGV.

LA NOTA CURIOSA

El Presidente Ejecutivo de la empresa mostró la oficina terminada a un amigo, a quien le gustó tanto lo que vio, que terminó alquilándola por una interesante suma mensual y nuestro cliente se quedó en sus oficinas antiguas …

CONTRACTORS S.A.C.
Implementación de oficinas desde el 2001
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¿Estaciones de trabajo en planta abierta u oficinas cerradas?

En el diseño de oficinas se presenta esta eterna duda …

¿Oficina abierta u oficinas cerradas?

¿Interacción o privacidad?

A continuación presentamos algunos puntos de vista sobre el particular.

Llámenos … podemos ayudarlo a tomar una decisión.

 

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NOS ENTREGARON UNA OFICINA EN GRIS Y LA DEVOLVIMOS LISTA PARA RECIBIR MOBILIARIO

 

Los antecedentes

La propietaria llegó a nosotros por una sugerencia de su agente de bienes raíces, quien había visto trabajos nuestros en edificios de San Isidro.

Esta oficina se encuentra en la Av. Manuel Olguín de Santiago de Surco.

La cliente nos mencionó que quería habilitar por completo el espacio para agilizar su alquiler y que deseaba diferenciarla de otras oficinas que cuentan con instalaciones básicas (los baños fueron habilitados por la empresa constructora del edificio).

La distribución de espacios

Recomendamos a la propietaria implementar espacios cerrados pero diáfanos en la zona contigua al muro contiguo (con el fin de no perder la valiosa luz natural) y un ambiente de kitchenette.

Nuestra sugerencia fue aceptada y diseñamos una sala de juntas, una gerencia y dos jefaturas, además de la kitchenette mencionada (ésta se ubicó en el sector vecino a los SSHH existentes con el fin de aprovechar la cercanía a puntos de agua y de desagüe).

La distribución lograda es la que sigue:

Las partidas

El cielo raso

Utilizamos baldosas blancas vinílicas con formato de 60cm por lado y suspensión metálica a una altura de 2.50m sobre el suelo en todos los ambientes . El plenum (espacio entre el cielo raso y el techo de obra) fue 0.60m.

La tabiquería

Empleamos planchas de drywall regular para armar tabiques de 9.00 cm de espesor con estructura metálica de perfiles separados 40cm entre sí y relleno de aislante acústico de piso a techo.

Este material, cuyo acabado fue con empaste y pintura látex blanca, se usó a) para separar entre sí la gerencia y las jefaturas b) para falsas vigas de soporte de mamparas y dinteles c) para engrosamiento de columnas de obra para el entubado de energía y de datos d) para conformar un espacio en el que se colocó el tablero eléctrico general junto a la puerta de escape.

Los pisos

Colocamos una alfombra de alto tránsito en distintos tonos de gris en baldosas de 60cm por lado en las oficinas y porcelanato gris en la kitchenette.

El contrazócalo fue de aluminio de 10cm de altura.

Las redes eléctricas

El tablero general

• Debido a la exigencia de la empresa constructora, instalamos un tablero de tres paneles para dar servicio a las instalaciones generales, al sistema de emergencia y al sistema de aire acondicionado.
• El tablero llevó 36 interruptores GE de diferentes amperajes, 01 contactor trifásico y 14 espacios de reserva.
• Para ubicar adecuadamente el TG se construyó un falso tabique de drywall.

Las instalaciones eléctricas

• Se usó bandejas metálicas suspendidas del techo para la conducción del cableado.
• Se utilizó tubería Conduit de acero galvanizado rígido y cables libres de halógenos.
• Con el fin de facilitar el cableado eléctrico y de datos al futuro ocupante de la oficina, engrosamos las dos columnas existentes previa instalación de tubería Conduit. Con el mismo objetivo, calamos las paredes y empotramos el entubado.
• Por un pedido de la empresa constructora del edificio, se consideró un medidor especial para la acometida de aire acondicionado, el cual servirá para cuantificar el consumo de energía de los equipos de a/a.
• Colocamos 24 tomacorrientes y dejamos convenientemente distribuidas tapas ciegas para las instalaciones adicionales posteriores.

La iluminación

Suministramos e instalamos luminarias LED de 60cm x 60cm en temperatura de color 4000°K, luminarias cilíndricas y luminarias de emergencia, con interruptores simples y dobles.

El sistema de datos

Suministramos e instalamos 30ml de bandejas metálicas suspendidas del techo así como tubería Conduit para el cableado de datos del futuro arrendatario, dejando cajas de pase en paredes y techo.

El sistema de emergencia

Está compuesto por 01 panel de control, 10 detectores de humo, 01 estación manual, 01 detector de temperatura, 03 sensores de aniego, 01 procesador de sensor de aniego, 03 baterías de 12 VDC y cable termoplástico.

El sistema de agua contra incendios (ACI)

Está constituído por 22 rociadores 1/2″, 82 ml de tubería de calibres diversos, 01 manómetro y 01 detector de flujo.

El sistema de aire acondicionado y relacionados

Suministramos e instalamos 02 equipos de 12000BTU y 06 de 18000BTU con las rejillas de difusión y retorno necesarias de acuerdo al diseño del proyecto.

En forma complementaria instalamos un inyector, un extractor general y un extractor en la kitchenette.

La kitchenette

Implementamos un espacio de refrigerio con un mueble alto y bajo de cocina con tablero de granito, lavadero de acero, puertas superiores de vidrio y estructura y otras puertas en melamine fenólica (antihumedad).

Instalamos dos tableros de tipo bar laterales en granito para comensales.

Los espacios de trabajo cerrados

Conformamos ambientes de trabajo con vidrio templado de 10mm de espesor y franjas de láminas que imitan el arenado para obtener una gerencia general, una sala de reuniones y dos jefaturas.

Las cortinas

Instalamos cortinas de tipo roller a lo largo del muro cortina con mandos manuales separados según los ambientes, sujetas de una falsa viga de drywall reforzada.

El corolario

La inversión por m2 fue US$425.00 incluyendo IGV y la obra se ejecutó en 32 días útiles.

 

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Agregando valor a una oficina en San Isidro

Empleando el criterio de agregar valor a un inmueble para facilitar su alquiler, un inversionista tomó contacto con nosotros – mediante la gestión de su Agente de Bienes Raíces – para la implementación básica de una oficina que compró “en gris”, con el objetivo de transformarla en una oficina en planta abierta lista para entrega en San Isidro.

Las partidas que ejecutamos/suministramos fueron las siguientes:

• Cielo raso de baldosas acústicas
• Impermeabilización de falso piso
• Construcción de contrapiso
• Acabados en SSHH
• Engrosamiento de columnas para entubado eléctrico
• Empaste y pintura general
• Alfombra de alto tránsito en baldosas con contrazócalos de aluminio
• Entubado en Conduit para la red eléctrica
• Entubado en Conduit para la red de datos
• Bandejas metálicas suspendidas para conducción de cableado eléctrico
• Bandejas metálicas suspendidas para conducción de cableado de datos
• Luminarias LED
• Luminarias de emergencia
• Tablero eléctrico general
• Sistema de ACI (rociadores)
• Sistema de emergencia (detectores de humo y aniegos)
• Sistema de equipos fan coil de aire acondicionado

El costo de este montaje fue US$224.00/m2 incluyendo IGV y en la ilustración que acompaña a esta nota se aprecia la transformación del inmueble.

¡Anímese!

¡Agregue valor a su propiedad y facilítese la vida!

 

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La devolución de una oficina

En notas anteriores hemos hablado de la implementación de una oficina en gris.

Ahora nos ocuparemos de la desimplementación de una oficina para volverla a su “estado gris”.

Por el motivo que sea (mudanza, downsizing, etc.), se ve usted en la necesidad de devolver una oficina que alquiló “pelada” en un edificio y que ahora debe regresar tal como se la entregaron, o sea “pelada”.

Lo primero que hace, usando el sentido común, es proponerle al propietario venderle lo que está instalado.

Sin embargo, al propietario no le interesa su propuesta y le exige el desmontaje absoluto de todo lo que existe entre las cuatro paredes y entre piso y techo.

Para ello, usted deberá tomar en cuenta que desinstalar una oficina no es entrar con picos y combas a reventar lo que está a la vista.

Un desmontaje correcto, al igual que una implementación bien hecha, requiere identificación de actividades, orden y el concurso de especialistas, habida cuenta de las diversas instalaciones que corresponden a la infraestructura de una oficina moderna.

Para ayudarlo, hemos elaborado la siguiente lista sobre la base de un caso real de planificación del desmontaje de una oficina:

• SEGURO COMPLEMENTARIO DE TRABAJO DE RIESGO
• MOVILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS
• RETIRO DE PISO DE PORCELANATO
• RETIRO DE CONTRAZÓCALOS DE PORCELANATO
• DESMONTAJE DE CIELO RASO (LA SUSPENSIÓN ES IRRECUPERABLE)
• DESMONTAJE DE PUERTAS
• DESMONTAJE DE MAMPARAS
• DESMONTAJE DE TABIQUERÍA DE DRYWALL
• DEMOLICIÓN DE MUROS NO ORIGINALES
• DESMONTAJE DE LUMINARIAS
• DESMONTAJE DE TOMACORRIENTES
• DESMONTAJE DE INTERRUPTORES
• RETIRO DE BANDEJAS PORTACABLES
• RETIRO DE CABLEADO
• RETIRO DE DUCTOS DE ENERGÍA Y DE CABLEADO ESTRUCTURADO
• DESMONTAJE DE TABLERO ELÉCTRICO NO ORIGINAL
• DESMONTAJE DE SISTEMA DE DETECTORES (PANEL, DETECTORES, ESTACIONES MANUALES Y SIRENAS ESTROBOSCÓPICAS)
• DESMONTAJE DE SISTEMA DE ROCIADORES (DESPRESURIZACIÓN DEL SISTEMA Y RETIRO DE ROCIADORES, TUBERÍA Y COMPLEMENTOS – TAPÓN AL INGRESO DE AGUA)
• DESMONTAJE DE SISTEMA DE AIRE ACONDICIONADO (UNIDADES EVAPORADORAS Y CONDENSADORAS)
• DESMONTAJE DE KITCHENETTE
• DESMONTAJE DE MOBILIARIO
• ANULACIÓN DE PUNTOS DE AGUA Y DESAGÜE NO ORIGINALES
• RESANES DE PISO, TECHO Y PAREDES
• APLICACIÓN DE UNA MANO DE PINTURA BLANCA A TECHO Y PAREDES (OPCIONAL)
• EMBOLSADO DE DESMONTE
• ACARREO Y ELIMINACIÓN DE DESMONTE Y MATERIALES EXCEDENTES

En el ejemplo que nos ocupa, este desmontaje integral de la oficina para entregarla en gris se valorizó en US$41.00 por M2 incluyendo IGV.

 

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50 puntos que debe usted tomar en cuenta si va a alquilar o comprar una oficina implementada

Si se le presenta la oportunidad de alquilar o comprar una oficina que esté implementada, le sugerimos que tome en cuenta lo mencionado a continuación.

Cielo raso de baldosas acústicas

• Verifique que las baldosas no estén quiñadas o manchadas (deficiencias en la instalación de aire acondicionado o en la de rociadores pueden generar goteos que produzcan aureolas por humedad).
• Revise que la suspensión (láminas metálicas que soportan a las baldosas) no esté oxidada o doblada.
• Use una escalera, retire algunas baldosas y observe el plenum (espacio entre el techo original del inmueble y el falso cielo raso) para detectar conexiones de iluminación en mal estado, mangas de aire acondicionado apoyadas en las baldosas, humedad que provenga del piso superior, etc.

Servicios higiénicos y kitchenette

• Compruebe que los aparatos sanitarios no tengan fugas y que se encuentren en correctas condiciones de uso (tapas de inodoro enteras y limpias, tapas de tanques sin rajaduras, fluxómetros y caños temporizadores con presión necesaria y sin goteos, etc.).
• Si hay un mueble de kitchenette verifique  que la melamine no se encuentre hinchada (señal de humedad), que no haya se presente goteo en la parte inferior y que la grifería funcione bien. Pruebe puertas y cajones para confirmar que las bisagras y las correderas se encuentren en buen estado.
• Vea si hay instaladas llaves de corte de agua.

Pisos

• Verifique que la alfombra no tenga manchas que parezcan permanentes y pida que se la entreguen lavada.
• Si hay platinas en las uniones de pisos vea que éstas se encuentren en buenas condiciones.
• Pida el certificado que indique que la alfombra cuenta con retardante al fuego.
• Si el piso es de madera sólida o de madera laminada, compruebe que no haya piezas flojas o sectores con arañazos visibles.
• Si el piso está enchapado en porcelanato o cerámico, revise baldosa por baldosa para ubicar piezas sueltas o “cajoneadas”, así como rajaduras y líneas sin fragua.

Muros y tabiques

• Compruebe que no haya rajaduras y, si las hubiera en los muros, asegúrese de que éstas no sean estructurales.
• Busque señales de humedad o salitre.
• Pida que retiren los clavos de las superficies.
• Tome nota de que los tabiques que no lleguen hasta el techo (o sea los que estén instalados de piso a cielo raso) no evitan completamente el ruido que provenga de ambientes vecinos.

Instalaciones eléctricas

• Verifique que no haya tomacorrientes o interruptores flojos, con huellas de sobrecalentamiento o que no estén operativos.
• Compruebe que el cableado sea el adecuado y que no haya empates ni señales de sobrecalentamiento.
• Efectúe un megado o medida de la resistencia de aislamiento y asegúrese de que no haya pérdidas de electricidad.
• Solicite una copia de los tres últimos recibos de electricidad para evitar sorpresas.
• Revise que el tablero general cuente con la cantidad y tipo de llaves que exija la norma vigente y que éstas se encuentren correctamente operativas.
• Vea que el tablero eléctrico general tenga el directorio con la identificación real de las llaves y que cuente con una cerradura con llave.
• Compruebe que los circuitos eléctricos se encuentren adecuadamente distribuidos de forma que ninguno se sobrecargue.
• Observe que todas las luminarias funcionen y que sus componentes estén en condiciones normales.
• Compruebe la operatividad de las luminarias de emergencia y el estado de sus baterías.

Sistema de emergencia (detectores)

• Compruebe que los detectores, alarmas estroboscópicas y llaves funcionen correctamente y que el sistema esté interconectado con el tablero de control general del edificio.

Sistema de agua contra incendios (ACI – rociadores)

• Vea que no haya filtraciones en los rociadores o en las costuras o las uniones de tubos y componentes y compruebe que la presión del sistema es la correcta.

Sistema de control de acceso

• Verifique que la batería del lector esté operativa.
• Compruebe que usted podrá programar el sistema.
• Solicite los datos del proveedor para que le suministre las tarjetas de acceso (si éstas fueran necesarias).

Puertas, mamparas y ventanas

• Cambie la chapa de la puerta de acceso principal.
• Revise si los elementos de vidrio no tienen arañones o quiñes.
• Pruebe el correcto funcionamiento de las puertas.
• Si hay elementos de vidrio crudo instalados asegúrese de que cuentan con lámina anti-impacto.

Aire acondicionado

• Compruebe que los equipos enfríen correctamente (la temperatura de confort se estima en 21ºC).
• Revise que las rejillas de difusión estén limpias. Si estuvieran con polvo se deberá hacer el mantenimiento del sistema y de las unidades.
• Compruebe que las rejillas cuenten con sus respectivos filtros descartables y que éstos se encuentren limpios.
• Esté atento a ruidos extraños (podría haber partes flojas en rejillas o ductos o un problema en la máquina)
• Verifique que no haya filtraciones.
• Si los equipos funcionaran con unidades condensadoras (generalmente están ubicadas en la azotea o en un cuarto de máquinas) vea que las mismas hayan recibido mantenimiento y que sus conexiones eléctricas estén en buen estado.
• Si la oficina cuenta con un sistema de aire alimentado por una unidad central de agua helada, pregunte si esto tendrá un costo periódico y en qué horario le suministrarán este servicio.

Cortinas, rollers o persianas

• Compruebe que los sistemas corredizos o de izamiento funcionen sin obstáculos.
• Establezca si tendrá que cambiar cordones, piezas o láminas (puede suceder que el modelo que está instalado ya no se encuentre vigente y que no haya piezas de repuesto en el mercado).

Mobiliario y carpintería

• Compruebe que los tableros o superficies de trabajo se encuentren correctamente anclados a sus paneles, patas o pared.
• Verifique que los tapacantos (cinta que cubre los lados visibles de los tableros) estén completos y fijos.
• Revise que cada cajonera o puerta cuente con la llave respectiva.
• Siéntese en cada silla para confirmar que las garruchas (ruedas), pistones y sistemas basculantes funcionen en forma normal y vea el estado del tapiz.
• Si hay elementos de madera compruebe que no tengan rastros de humedad.

Planos y documentación

• Pida los planos As Built de la oficina (los planos AB son aquellos que reflejan con exactitud la distribución y las instalaciones reales del inmueble).
• Solicite los certificados de operatividad y de mantenimiento actualizados.
• Recabe los últimos recibos de pagos municipales y los de los desembolsos hechos a la administración o para la junta de propietarios.

Conviene indicar que este checklist no constituye un manual o un documento estrictamente técnico.

Su objetivo es evitar (o tratar de evitar) que usted se instale en su oficina y que, con el transcurrir de los días, encuentre “esqueletos en el closet” o vicios ocultos.

Sugerimos que las revisiones propuestas la haga con un especialista en el montaje integral de espacios de trabajo.

¡Le deseamos una buena estadía en su oficina ya implementada!

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¿Un contratista general o varios proveedores?

Cuando usted va a implementar una oficina, se le presentan dos alternativas iniciales:

1. Tomar los servicios de diversos proveedores o trabajadores independientes para las múltiples especialidades o partidas que concurren en la implementación.
2. Llamar a un contratista general.

Si opta por lo primero, usted:

• Deberá compatibilizar los planos.
  • Esto significa que tendrá que analizar en profundidad todos los planos del proyecto para evitar que colisionen o se obstaculicen entre sí los tendidos y aparatos de electricidad, aire acondicionado, detectores, rociadores, cableado estructurado y cualquier otra instalación que vaya suspendida del techo.
• Deberá supervisar el trazo de muros y tabiques en el piso, de forma que se cumpla con el diseño previsto.
• Deberá comprar los materiales y consumibles, previo cálculo de mermas y de factores de seguridad.
• Deberá supervisar a los proveedores para comprobar que instalen los materiales que compró y que rindan cuenta de lo consumido.
• Deberá manejar los inventarios de materiales y herramientas.
• Deberá dirigir las maniobras y cronogramas de cada proveedor de manera que no haya tiempos muertos ni conflictos.
• Deberá coordinar con la administración o con la junta de propietarios del edificio lo siguiente:
  • Accesos
  • Permisos
  • Evacuación de desmonte y material excedente
  • Trabajos en áreas comunes si fuera necesario
  • Presentación de planos y memorias si fueran requeridos
  • Entrega de constancias de seguro del personal
  • Cualquier otra cosa que se les ocurra
• Deberá gestionar o administrar la cobertura del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo así como sus renovaciones y ampliaciones.
• Deberá solicitar, si lo estima necesario, mas de una referencia por proveedor.
  • En una implementación a todo costo suele haber un promedio de siete proveedores, dependiendo de la exigencia del proyecto.
• Deberá firmar varios contratos de ejecución de trabajos.
• Deberá controlar diferentes flujos de desembolso, ya que no todos los proveedores operan con la misma necesidad de pagos.
• Deberá efectuar los depósitos de la detracción tributaria según el concepto de cada factura que reciba.
• Deberá contar con tantas garantías post-montaje como proveedores haya contratado.

En suma, prácticamente deberá dejar de realizar sus actividades normales para supervisar y controlar la implementación de la nueva oficina.

Si decide por un contratista general, usted:

• Sólo tratará con un proveedor, el cual se encargará de todo lo arriba descrito.
• Firmará un solo contrato de obra.
• Manejará un flujo de pagos único con base en un presupuesto ordenadamente elaborado y con el detalle necesario para que usted sepa qué obtendrá por su inversión.
• No tendrá que “vivir en la obra” y podrá organizar adecuadamente sus visitas de control y coordinación.
• Tendrá a un responsable de la garantía integral de lo que haya contratado.

Respecto al costo de la obra, es posible que la suma de los presupuestos de cada proveedor individual sea menor que el presupuesto del contratista integral.

Pero también es posible que el presupuesto del contratista general sea menor que la suma de los presupuestos de los proveedores individuales, como resultado de una relación continua con su red de subcontratistas y del manejo de cantidades que le permiten una suerte de economía de escala.

Podría haber una tercera opción: que usted contrate a un supervisor de obra.

En este escenario usted compartiría las labores con el supervisor y tendría que sumar al presupuesto consolidado de trabajos la remuneración de este profesional.

Para finalizar, cabe mencionar que quien escribe esta nota es un contratista general, por lo cual la misma podría estar algo sesgada . . .

 

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